BLAK KAFE İŞLETMECİLİĞİ LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ

1.1 Amaç

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), veri sorumlusu sıfatıyla BLAK KAFE İŞLETMECİLİĞİ LİMİTED ŞİRKETİ (Bundan sonra “BLAK COFFEE” ve/veya “Şirket” olarak anılacaktır) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden ve 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve ilgili mevzuat uyarınca kişisel verileri saklama, silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkındaki usul ve esasları belirlemek, kişisel verileri BLAK COFFEE tarafından işlenen ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla hazırlanmıştır.

BLAK COFFEE, temel iş prensipleri doğrultusunda çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlerine, tedarikçi yetkililerine, tedarikçi çalışanlarına, ziyaretçilerine, doğrudan veya dolaylı gerçek kişi hissedar/ortaklara, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, müşterilerine ve diğer üçüncü kişilere ait tüm kişisel verilerin, T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

Kişisel verilerin saklanmasına, silinmesine, yok edilmesine, anonim hale getirilmesine ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, BLAK COFFEE tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

1.2 Kapsam

BLAK COFFEE çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlerine, tedarikçi yetkililerine, tedarikçi çalışanlarına, ziyaretçilerine, doğrudan veya dolaylı gerçek kişi hissedar/ortaklara, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, müşterilerine ve diğer üçüncü kişilere ait tüm kişisel veriler bu Politika kapsamında olup BLAK COFFEE’nin sahip olduğu ya da BLAK COFFEE tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları hakkında ve kişisel veri işlenmesine yönelik tüm faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

BLAK COFFEE çalışanları bu Politika‘da belirlenen kurallara uymak ve kişisel verilerin işlenmesinden sorumlu birimlere gerekli desteği vermekle yükümlüdürler. Kişisel verileri işleyen şirket çalışanları, verilerin işlenmesi faaliyetlerini yürütürken, temel ilkelere, kişisel veri işleme şartlarına ve özel nitelikli kişisel veri işleme şartlarına uygun hareket etmektedirler.

Bu doğrultuda aşağıda belirtilen Kişisel Verileri Koruma Komitesi üyelerinden seçilen sorumlular, birimleri ve kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerindeki görevleri detaylı olarak açıklanmıştır.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

3. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, BLAK COFFEE tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

BLAK COFFEE tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 4. maddesinde kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuata tabi olarak ve/veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. Bu süreler, en az altı aylık periyotlarla ihtiyaca göre revize edilebilmekte olup VERBİS üzerinden ilgili kişilere ilan edilerek duyurulmaktadır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

BLAK COFFEE’nin işlemekte olduğu kişisel veriler, faaliyet alanında ilgili mevzuata tabi olarak ve/veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu doğrultuda kişisel veriler aşağıda sayılan mevzuat ile sayılanlarla sınırlı olmamak üzere yürürlükte olan yahut yürürlüğe girecek diğer mevzuat hükümleri kapsamında muhafaza edilecektir.

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

• 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu

• 6563 Sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun

• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

• 6585 sayılı Perakende Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun

• 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu

• 4857 sayılı İş Kanunu

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

• Perakende Ticarette Uygulanacak İlke ve Kurallar Hakkında Yönetmelik

• Alışveriş Merkezleri Hakkında Yönetmelik

• Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği

• Türk Gıda Kodeksi Kahve ve Kahve Ekstraktları Tebliğleri

• Reklam Kurul Kararları

• KVKK Kararları

• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan sair ikincil düzenlemeler çerçevesinde işlenmekte ve ilgili yasalar kapsamında öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Kişisel veriler, BLAK COFFEE tarafından özellikle ticari faaliyetlerin sürdürülmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, personel süreçlerinin planlanması ve yönetilmesi, dava ve icra takipleri başta olmak üzere hukuki ihtilafların yönetilmesi amacıyla fiziki veya elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İlgili kişinin, Kanuni hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebinin veri sorumlusu tarafından incelenerek uygun görülmesi,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

• Kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve imhasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,

• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren meşru amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin tamamlanmış olması, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı gerektirecek herhangi bir şartın olmaması,

• Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

Durumlarında BLAK COFFEE tarafından silinir ve/veya yok edilir ve/veya anonim hale getirilir.

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verileri güvenli bir şekilde saklamak ve hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için BLAK COFFEE olarak aldığımız teknik ve idari tedbirler sayılanlarla sınırlı olmamak üzere aşağıda yer almaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, BLAK COFFEE tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

BLAK COFFEE nezdinde bulunan Kişisel Verilerin imhası için Yönetmelik kapsamındaki imha yöntemlerinden silme, yok etme ve anonimleştirme yöntemleri benimsenmiştir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin İmhası

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket’imiz tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel veriler yasalarda öngörülen süreler ile zamanaşımı boyunca saklanmakta olup, saklama süreleri genel olarak;

• Kişisel verilerin, veri bazında saklama ve imha süreleri “Kişisel Verileri İşleme Envanteri”nde

• Veri kategorileri bazında VERBİS’e kayıtta,

• Süreç bazında ise aşağıdaki tabloda belirtildiği şekilde yer alır.

Tablo 4: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

BLAK COFFEE periyodik veri sorumlusu sıfatı ile edindiği kişisel verilerle ilgili imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda hazırlanır. Internet adresimizden yayımlanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Müdürlüğünce saklanır.

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Güncellenmiş versiyonları tekrar yayımlanır.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

BLAK COFFEE işbu Politika’da faaliyetlerin gerektirdiği ölçüde yasal açıdan gerekli olan değişiklikleri yapabilir. Söz konusu değişikliğe uğramış olan Politika metninin internet sitesinde paylaşılması ile yürürlüğe girecektir.